إدارة المشروعات (بالإنجليزية: Project Management) هو تخصّص يتعلّق بتنظيم وإدارة الموارد، مثل الموارد البشريّة، بالطريقة التي تمكّن إنجاز المشروع باحترام مضمونه المحدد وبمراعاة عوامل الجودة والتوقيت والتكلفة.تعريف المشروع :المشروع هنا هو عملية أو نشاط مقيد بزمن، أي له تاريخ بداية وتاريخ نهاية، يتم القيام به مرة واحدة من أجل تقديم منتج ما أو خدمة ما بهدف تحقيق تغيير مفيد أو إيجاد قيمة مضافة.وهناك تعارض ما بين خاصية كون المشروع أمرا مؤقتا لمرة واحدة، وبين ما تتسم به العمليات الإدارية أو التشغيلية التي تجري بشكل دائم أو شبه دائم من أجل تقديم نفس المنتج أو الخدمة مرارا وتكرارا. ولا تتطلب إدارة المشروعات بالضرورة نفس المتطلبات التي تتطلبها إدارة العمليات الإدارية والتشغيلية الدائمة، سواء من ناحية المهارات الفنية المطلوبة أو فلسفة العمل، ومن ثم فقد نشأت الحاجة إلى بلورة إدارة المشروعات.المصاعب والتحديات :التحدي الأول :لإدارة المشروعات هو ضمان أن يتم إنجاز المشروع مع الالتزام بقيود محددة .التحدي الثاني :الأكثر طموحا فهو تحقيق الوضع الأمثل والأنسب –أو ما يعرف بالاستمثال (بالإنجليزية:Optimization) - فيما يتعلق بتخصيص المدخلات المطلوبة من أجل ملاقاة الأهداف المحددة سابقا .هناك تعريف مناسب للمشروع على إنه :مجموعة من الأنشطة التي تستخدم الموارد (سواء المال أو البشر أو الخامات أو الطاقة أو المساحة أو الترتيبات أو الاتصالات أو الجودة أو المخاطر أو ما إلى ذلك) من أجل تحقيق أهداف محددة سابقا.تاريخ تطور إدارة المشروعات :عرفت الإدارة كعلم له قواعده وأسسه ومدارسه منذ أواخر القرن التاسع عشر وخلال القرن العشرين، حيث شارك في إثراء هذا العلم عدد من العلماء الباحثين الذين كان لدراستهم وتجاربهم أثراً واضحاً فيه، ومن روّاده شارلز بابيج (Charles Babbage) الذي قام بعرض أفكاره الإدارية في كتابه الذي نشر عام 1832 بعنوان "اقتصاديات الآلات وأصحاب المصانع" (The Economy of Machinery and Manufacture’s).كما عرض هنري تاون (H. Town) أفكاره الإدارية في مقاله الذي نشر عام 1886 تحت عنوان (The Engineer as an Economist)، ويعتبر تاون رائد حركة الإدارة العلمية، ثم ّتبعه هنري جانت (H. Gantt) الذي وضع المخطط الشهير المعروف باسمه عام 1990 وهو مخطط (Gantt Chart).كما وضع فريدريك تايلر (F. Taylor) العديد من المؤلفات ومن أهمها كتاب (The Principles of Scientific Management) الذي تم نشره عام 1911، ثم جاء العالم الفرنسي هنري فايول (H. Fayol) ووضع كتابه الذي نشر عام 1916 بعنوان (L’administration Industrielle et’Generale)، كما أنّ هناك العديد من العلماء والباحثين الذين شاركوا في تطور علم الإدارة على مدى العقود الماضية.ظهرت بعد الحرب العالمية الثانية الحاجة لطرق علمية وعملية لحل مشاكل الإدارة في المشاريع الكبيرة، فنشط الباحثون في إيجاد طرق ذات كفاءة عالية تقوم على أسس كمّية، ومن هؤلاء الباحثين فريقان من المستشارين عملا في الولايات المتحدة الأمريكية، وفريق ثالث عمل في المملكة المتحدة.ففي الولايات المتحدة عمل فريق من المستشارين بالتعاون مع شركة دي بونت (Du Pont) للصناعات الكيماوية وشركة رمنجتون راند (Univac Division of Remington Ran) للأدمغة الإلكترونية على تطوير أسلوب للتخطيط وإدارة عمليات الصيانة في شركة دي بونت، وذلك في الفترة من كانون الأول من عام 1965 حتى شباط من عام 1959.و قد طوّر هذا الفريق أسلوباً سمّي التخطيط والجدولة بالمسار الحرج (Critical Path Planning and Scheduling – CPPS)، الذي عرف فيما بعد بطريقة المسار الحرج (CPM – Critical Path Method)، حيث تم استخدامه في تخفيض الوقت اللازم للصيانة في شركة دي بونت إلى الحد الأدنى.أما الفريق الآخر فقد عمل في الفترة من عام 1954 حتى عام 1958 بالتعاون مع سلاح البحرية الأمريكية مع شركة لوكهيد (Lockhead) في مشروع تصميم وتطوير صواريخ بولاريس (Polaris)، حيث طوّروا أسلوباً سمّي طريقة تقييم ومتابعة المشاريع (Program Evaluation and Review Technique – PER).أمّا الفريق الثالث فقد عمل في المملكة المتحدة في عام 1957 في قسـم بحوث العمليات في سلطة الكهرباء المركزية، وقد طوّر طريقة – لم يتم نشرها لاحقاً - عرفت باسـم أطول مسـار غير قابل للاختصار (The Longest Irreducible Sequence of Events)، والذي عرف فيما بعد ب التتابع الرئيسـي (Major Sequence)، وقد أدّى تطبيق هذه الطريقة إلى الحصول على نتائج جيدة في الفترة من عام 1958 حتى عام 1960.فترة الخمسينات :شهدت فترة الخمسينيات من القرن العشرين استهلال عهد إدارة المشروعات، حيث أن إدارة المشروعات كانت قبل هذه الفترة تتم بشكل غير نظامي حسب الحالة أو الموقف أو المشروع باستخدام مخطط جانت غالبا وبعض الأساليب والادوات غير الرسمية، وفي هذه الفترة، تم تطوير نموذجين رياضيين لتحديد الجدول الزمني للمشروع:الأول : أسلوب تقييم ومراجعة المشروع(بالإنجليزية: Project Evaluation and Review Technique)) (PERT) كجزء من برنامج صواريخ بولاريس للغواصات لدى البحرية الأمريكية، بالتعاون مع شركة لوكهيد.
الثاني : طريقة المسار الحرج(بالإنجليزية: Critical Path Method) (CPM) والتي تم تطويرها بشكل مشترك فيما بين شركتي دوبونت وريمينجتون راند، من أجل إدارة مشروعات صيانة محطات الإنتاج، وقد انتشرت هذه الأساليب الرياضية سريعا في العديد من الشركات الخاصة.وفي عام 1969 تم إنشاء معهد إدارة المشروعات (بالإنجليزية: Project Management Institute) لخدمة مصالح مجال إدارة المشروعات، وكان الأساس الذي يستند إليه المعهد أن الأدوات والأساليب الخاصة بإدارة المشوعات منتشرة بدءا من صناعة البرمجيات حتى مجالات الإنشاء، وفي عام 1981 صرح مجلس إدارة المعهد بعمل هذه الوثيقة التي أصبحت (الدليل الخاص بالكم المعرفي لإدارة المشروعات) (بالإنجليزية: PMBOK) وهو يشتمل على المعايير المتعارف عليها والمبادئ التوجيهية المنتشرة لدى كافة من يمارسون هذا التخصص.ومن أهم ما ركز على توضيحه في دليل PMBOK :1. المشروع Project
المشروع هو عمل مؤقت يتم العمل عليه لإنتاج منتج أو خدمة فريدة من نوعها.بعض الأمثلة على المشاريع:
- تطوير خدمة أو منتج.
- التأثير على تنظيم المؤسسة أو موظفيها أو طرقها وأنظمتها.
- تصميم سيارة جديدة.
- تطوير نظام معلوماتية جديد.
- إنشاء مبنى.
- إنشاء نظام توزيع مياه شرب في حي سكني في دولة نامية.
- إدارة حملة إنتخابية.
- تطبيق إجراء جديد أو عملية إدارية جديدة.سمات المشروع:
- مؤقت: له وقت بداية محدد ونهاية محددة.
- النتيجة فريدة: ينتج عنه منتج جديد أو نتيجة جديدة أو خدمة جديدة غير مسبوقة.
- الاتضاح التقدمي: المشاريع تتضح أكثر مع تقدمها، حيث إننا قد لا نتفهم أهداف مشروع معين حتى نستغرق فيه فترةً معينة، وبالتالي تتضح لنا أهدافه مع تقدم الوقت ومن الممكن أن نكتشف أهداف جديدة لمشروع عند انقضاء جزء من مدته بعد بدايته.2. إدارة المشاريع Project Management
إدارة المشاريع هي توظيف المعرفة ومهارات وأدوات وأساليب معينة على أنشطة المشروع للوصول إلى النتائج المرجوة والمتطلبات المنتظرة.متطلبات إدارة المشروع:
يعمل فريق إدارة المشروع على إدارة الأعمال التي تشمل:
- متطلبات: النطاق، الزمن، التكلفة، المخاطر، والجودة.
- أصحاب المصلحة ذو المتطلبات المتفاوتة والتوقعات المختلفة.
- متطلبات وأهداف معرّفة.ما الذي تشمله إدارة المشاريع؟
- إدارة المشاريع الكاملة.
- إدارة نطاق المشروع.
- إدارة وقت المشروع.
- إدارة التكلفة للمشروع.
- إدارة جودة المشروع.
- إدارة الموارد البشرية في المشروع.
- إدارة الاتصالات والتواصل في المشروع.
- إدارة المخاطر في المشروع.
- إدارة المشتريات في المشروع.3. معهد إدارة المشاريع Project Management Institute PMI
هو المؤسسة الرسمية لاعتماد المتخصصين في إدارة المشاريع ومجالاتها المختلفة، ولقد تأسس المعهد سنة 1969 في ولاية بنسلفانيا في الولايات المتحدة الأمريكية، وصل عدد الأعضاء في المعهد سنة 1989 حوالي 5000 عضو، و1000 أخصائي إدارة مشاريع معتمد PMP ووصل منتسبو المعهد حتى يومنا هذا أكثر من 120,000 عضو، وأكثر من 63,000 أخصائي إدارة مشاريع معتمد من المعهد، ويمنح المعهد مجموعة من برامج الاعتماد في تخصصات إدارة المشاريع: منتسب إلى المعهد متخصص في إدارة المشاريع CAPM، متخصص في الجداول الزمنية PMI-SP، متخصص في إدارة المخاطر PMI-RMP، أخصائي إدارة مشاريع PMP، متخصص في إدارة البرامج PgMP. وكل الشهادات السابقة مسجلة ومعتمدة من المنظمة الدولية للمعايير والمقاييس ISO، ومن المعهد القومي الأمريكي للمعايير والمقاييس ANSI، ولها متطلبات سيتم التطرق لها في وقت لاحق.4. شهادة أخصائي إدارة المشاريع Project Management Professional PMP
أرقى شهادة يمنحها معهد إدارة المشاريع، وهي معتمدة من ISO ومن ANSI، ويتم فيها اعتماد المتقدم بعد عدد ساعات عمل (أقلها 4500 ساعة عمل فعلية في مجال إدارة المشاريع)، وبعد ذلك اختباره باستخدام امتحان في 6 جوانب لإدارة المشاريع: ابتداء المشروع Initiation، التخطيط Planning، التنفيذ Executing، الضبط Controlling، الاختتام Closing، الآداب المهنية Professional responsibility بنسبة 8.5%:23.5%:23.5%:23%:7%:14.5%.5. جسد المعرفة في إدارة المشاريع Project Management Body of Knowledge PMBOK
كتاب إرشادي يصدره معهدة إدارة المشاريع كل 4 سنوات ويعتبر معياراً لمجال إدارة المشاريع في العالم، وهو مرجع شهادة أخصائي إدارة المشاريع، وهو معتمد كمعيار في المجال من ISO ومن ANSI، وهو يقسم تخصص إدارة المشاريع إلى 9 مناظير هي التي ذكرناها سابقاً في تعريف إدارة المشاريع.6. الأكاديمية الأمريكية لإدارة المشاريع American Academy of Project Management AAPM
مؤسسة علمية عالمية تتخصص في إدارة المشاريع وتطوير النظم المتبعة فيه بالتنسيق مع PMI، الأكاديمية تعتبر أرقى المؤسسات العلمية التي تعنى بدراسات وبحوث إدارة المشاريع في العالم بعد المعهد، ومقرها الرئيسي في ولاية فلوريدا في الولايات المتحدة الأمريكية.7. شهادات الأكاديمية الأمريكية لإدارة المشاريع MPM - CIPM and others
بين مجموعة من الشهادات التي تمنحها الأكاديمية فهي تمنح شهادتين من الشهادات ذات الأهمية على مستوى العالم: شهادة مدير مشاريع دولي معتمد CIPM، وشهادة مدير مشاريع أستاذ وهي تعادل درجة الماجستير الاكاديمي MPM.8. الجمعية الدولية لإدارة المشاريع International Project Management Association IPMA
مؤسسة علمية بحثية مقرها في سويسرا، وتعمل الجمعية على تزكية والتعاون مع الجمعيات الإقليمية والمحلية التي يتم تأسيسها لرعاية مجال إدارة المشاريع.9. اللجنة الدولية لإدارة المشاريع International Project Management Commission IPMC
لجنة علمية عالمية مقرها في ولاية فلوريدا في الولايات المتحدة الأمريكية، تعمل كمسير جزئي للأكاديمية الأمريكية لإدارة المشاريع، ولها مجلس استشاري شرفي يقدم المقترحات العملية التي تسعى لتطوير المجال على مستوى عملي.دورة حياة المشروع
مرحلة التأسيس
مرحلة التخطيط
مرحلة التنفيذ
مرحلة المراقبة والتحكم
مرحلة إنهاء المشروع
دورة حياة المشروع هي مراحل يمر بها المشروع من بدايته حتى اختتامهوكل مرحلة تتكون من مجموعة من الأعمال والخطوات التي تنتج عنها ماتسمى بالمسلماتوالمسلمات هي عبارة عن مجموعة من النتائج والمستندات التي تنتج عن العمليات التي تحتويها المراحل التي يمر بها المشروع...فمثلاً: مرحلة التخطيط ينتج عنها عدة مسلمات منها خطة تنفيذ المشروع، وخطة إدارة الجودة للمشروع..وتمر جميع المشاريع بجميع أنواعها بخمسة مراحل كالتالي:1. التجهيز (البدء): ويتم فيها تقييم المشروع والبيئة المحيطة بالناتج النهائي، وضرورة المشروع والحاجة إليه، وهي تحتوي على عمليات دراسة المشروع بـ:حالة العمل، ودراسة الجدوى الاقتصادية للمشروع، ودراسى الحاجة والاحتياج.2. التخطيط: وهي المرحلة التي تلي البدء، ويتم الدخول فيها فقط في حالة إثبات وجود الحاجة للمشروع، وتبرير جدواه اقتصادياً، ومرحلة التخطيط تعتبر أهم المراحل وأطولها مدة، ويترتب عليها جميع المراحل التالية، ففيها يتم إعداد خطط تنفيذ المشروع وإدارته، تقييم المخاطر ووضع خطة لإدارتها وإيجاد الحلول لها، إدارة الجودة والتأكيد عليها والتحكم بها طوال فترة المشروع، معرفة آلية تنفيذ الأعمال، معرفة مدة المشروع، وتخطيط الموارد وإدارة الوقت.3. تنفيذ المشروع: وهي المرحلة التي تستند على خطة تنفيذ المشروع الناتجة عن مرحلة التخطيط، وهذه المرحلة تسير بالتوازي مع المرحلة التي تليها، وهي مرحلة التحكم والمتابعة.4. مرحلة المتابعة والتحكم: وتستند على خطة إدارة المشروع والتحكم فيه، وخطة إدارة المخاطر، وخطة إدارة الجودة، اللوائي تم إعدادهن مسبقاً في مرحلة التخطيط، ويتم خلالها متابعة سير المشروع والتقدم في الأعمال، والعمل على إدارة المخاطر وإدارة الجودة، كذلك حل المشاكل والمصاعب والعقبات التي يمر بها المشروع أثناء التنفيذ.5. مرحلة الاختتام: وفيها يتم تقييم الناتج النهائي وتجهيزه للتسليم، وتقييم عمل الناتج بعد التسليم وصولاً إلى الاختتام النهائي..طريقة المسار الحرج
طريقة المسار الحرج هي أداة تعتمد على الشبكات والتي تنمذج نشاطات المشروع وعلاقتها بما قبلها وما بعدها. يعرف التخطيط على أنه تطوير هيكلية سير العمل لنشاطات المشروع، أما الجدولة فهي تعنى بحساب متغيرات النشاطات (مثال: الزمن، الكلفة، عدد الأشخاص)، أما التحكم بالمشروع فيعني مراقبة الجدول أثناء تنفيذ المشروع وتحديث وتعديل طرق العمل أو الجدول وفقا لذلك.تخطيط المشروعيتطلب تخطيط المشروع تطوير هيكلية العمل، والتي ستصبح فيما بعد أساس نموذج تواصل المشروع. من الممكن استخدام هذا النموذج لاحقاً في تقييم المشروع عن طريق مقارنته مع المقاييس النظامية للكفاءة. التخطيط بالضرورة يحتاج الي محاذاة اهداف المشروع مع استراتيجية المنظمة ومن ثم وضع مؤشرات اداء رئيسية لمتابعة الاداء .مقاييس كفاءة المشروعإن المقاييس الثلاثة لكفاءة أي مشروع هي الوقت، الكلفة والجودة، وغالباً ما يكون الهدف العام للمشروع هو تنفيذ المشروع في أقصر وقت وأقل كلفة وأعلى جودة. بشكل واقعي فإن هذه الأهداف تتعارض مع بعضها البعض، حيث في معظم الحالات يتطلب إنهاء المشروع في وقت أقصر استثمارات أكبر وبالتالي كلفة أعلى وكذلك الأمر في حال طلب جودة تنفيذ عالية. لذلك يكون على المدير إيجاد حل عام مناسب عن طريق الموازنة بين تحقيق الأهداف الثلاثة.الموازنة بين الوقت والكلفةمن أجل جودة محددة لنشاط معين، يقوم المدير باستخدام المواد والمعدات والعمال اللازمين لتحقيق هدف النشاط ضمن حدود أقل كلفة. وعلى اعتبار أن كل نشاط يجب أن ينفذ في أقل كلفة، فإن كامل المشروع سينفذ عند أقل كلفة إجمالية. ولكن من أجل تقصير الزمن اللازم لأحد الأعمال فإنه غالباً ما تزداد كلفة العمل. قد يحقق هذا بزيادة عدد العمال، أو طلب عمل ساعات إضافية من العمال الحاليين أو شراء آلات وأجهزة أعلى كفاءة. ولكن لكل عمل هناك زمن أقصر لا يمكن تجاوزه مهما ارتفعت الكلفة يسمى هذا باسم "زمن التصادم" Crash.علاقات الأعمالهناك علاقتين محتملتي الحدوث بين زوج من الأعمال في شبكة المشروع:أحد الأعمال يسبق العمل الآخر مباشرةأحد الأعمال يجب أن يتبع العمل الآخر مباشرةإن لم توجد علاقة السابق واللاحق بين الأعمال فمن المفترض أن الأعمال تتم بشكل متوازي. تنتج علاقة السابق واللاحق بين الأعمال بسبب القيود المطلقة الفيزيائية والتقنية، عوامل الأمان، الأمور القانونية، والظروف الطارئة مثل محدودية الموارد، طرق العمل أو التمويل. يقوم مدير المشروع في البداية بوضع خطة العمل في المشروع بناء على الظروف المطلقة، وتضاف الظروف الطارئة إلى خطة العمل عند الحاجة بهدف الوصول إلى هدف المشروع، لكن يجب على المدير توقعها ووضعها في اعتباره لتفادي أي تأخير في تغيير الخطط عند الحالات الطارئة.هيكلية تقسيم العمل
هيكلية تقسيم العمل لمشروع ما هي جدولة جميع النشاطات الفردية التي تكون المشروع، فترات هذه النشاطات وعلاقاتها السابقة واللاحقة. يجب أن تكون النشاطات بأقل كلفة وأقل طريقة عرضة للمشاكل والظروف الطارئة ليتم استخدامها في المشروع. وعليه فإن كان الجدول الناتج من هيكلية تقسيم العمل الأولية قابلاً للتنفيذ فإنه سيكون أمثل جدول عملي. في حال لم يكن الجدول قابلاً للتنفيذ بسبب ظروف الوقت أو الموارد المتاحة، فإن المدير يضطر لتعديل الجدول للوصول إلى قابلية التنفيذ بأقل كلفة ممكنة.
