علم الإدارة (6-كيف نستقبل موظفين جدد)

http://im69.gulfup.com/of4emE.gif

التدريب التوجيهي

في بداية التحاق الموظف بالمؤسسة فإنه يمر بفترة التدريب التوجيهي Orientation. هذا التدريب قد يطول لعدة أشهر أو يكون قصيرا لعدة أسابيع أو أيام بحسب خبرة الموظف الجديد وعمله في مجال مشابه من قبل وحسب حجم المؤسسة. ولكن في جميع الأحوال فإن التدريب التوجيهي مطلوب. يمكن تقسيم التدريب التوجيهي إلى ثلاثة أقسام رئيسية:

أولاً مواضيع إدارية: مثل حقوق العامل والتزاماته، مواعيد العمل، لائحة الجزاءات، الرواتب والمكافآت والبدلات، خدمات المؤسسة مثل العلاج، مكافآت التقاعد، أماكن الخدمات المختلفة وكيفية الحصول عليها. هذا القسم واضح الأهمية فلابد من معرفة الموظف على ما له وما عليه، وعلى الرغم من ذلك فإن بعض المؤسسات قد تنسى أداء هذا الدور وتترك الموظف ليتعرف على حقوقه وخدمات المؤسسة بالصدفة وعن طريق الاستفسار من الزملاء عند الحاجة وهو ما قد ينشأ عنه ضياع بعض حقوقه أو حصوله على معلومات خاطئة. هذا القسم قد يقوم به مسئولون في الموارد البشرية. قد يستغرق هذا القسم عدة أيام أو عدة ساعات أو أقل حسب حجم المؤسسة وكثرة الأنظمة بها.

ثانيا: شرح عام للمؤسسة: يتم الترتيب لكي يقوم شخص مسئول أو مجموعة من المسئولين في كل إدارة من إدارات المؤسسة بتوضيح مهام تلك الإدارة. هذا القسم من التدريب التوجيهي يفيد كثيرا حيث أن الموظف الجديد يصبح على دراية بمسئوليات كل إدارة وكل قسم من أقسام المؤسسة وبالتالي يستطيع في المستقبل أن يعرف من يخاطب لطلب شيء ما وكذلك يكون لديه بعض العلم باحتياجات تلك الإدارات عندما يتعامل معهم. كذلك فإن الموظف يتفهم بذلك ما يجري حوله وهو ما يساعده -في المستقبل- على أداء عمله بشكل يتماشى مع ظروف المؤسسة.

ثالثا: تدريب متخصص على العمل: هذا التدريب يؤهل الموظف للقيام بمهامه التي تم توظيفه من أجلها. تختلف مدة التدريب حسب نوع العمل وحداثته بالنسبة للموظف. هذا التدريب يتم غالبا في مكان العمل ويكون جزء كبير منه عبارة عن تمرين عملي على أداء العمل تحت الإشراف والتوجيه. وسوف نتعرض بشيء من التفصيل لهذا القسم في الفقرات التالية.

ملاحظات حول التدريب التوجيهي:

أولا: احرص على أن يتم عقد التدريب التوجيهي فور التحاق الموظفين الجدد بالعمل

ثانيا: احرص على نجاح التدريب التوجيهي وعلى تطويره. أحياناً يتم عقد برنامج تدريب توجيهي ولكنه يكون فاشلا بسبب عدم الجدية أو سوء الإعداد

ثالثا: حاول أن يكون البرنامج طويلا بالقدر الكافي وقصيرا بما لا يسبب الملل للمتدربين. احرص على أن يكون البرنامج شيقا

رابعا: احرص على اختيار مدربين مناسبين. كما تعلم فليس لدى كل شخص القدرة على الشرح. كذلك حاول اختيار أشخاص ناجحين ومتحمسين للتدريب ومتحمسين للمؤسسة كلما أمكن

قائمة ببعض الأمور الإدارية اللازمة لاستقبال موظفين جدد:

إبلاغ الإدارات المختلفة لكي يقوم كل منهم بالإجراءات المناسبة

إضافة أسماء الموظفين الجدد في سجلات المؤسسة

بطاقة هوية خاصة بالمؤسسة

مكتب

أدوات مكتبية

دواليب ملابس

ملابس (زي) المؤسسة

حساب في نظام الحاسوب وأي أنظمة للمعلومات

أدوات الأمان

مفاتيح الدخول ومفاتيح أي مكاتب

أي أدوات خاصة بالعمل

أي تصاريح دخول سيارة

أي تصاريح أخرى مطلوبة للعمل

أي اشتراكات في خطوط النقل (حافلة أو سيارة)

هذا بالإضافة الامور القانونية لتعيين موظف جديد مثل تصريح العمل والتأمينات الإجتماعية وغيرها. هذه الأمور تختلف من بلد لآخر حسب قوانين العمل

قد تكون هناك إجراءات أخرى في حالة استقدام عمالة من الخارج مثل التأشيرة وإبلاغ جهات رسمية وشراء تذاكر سفر

لاحظ أنه من الأفضل أن يتم الانتهاء من كل هذه الأمور قبل وصول الموظف أو الموظفين الجدد ولكن قد تكون هناك حاجة لإتمام بعض هذه الأمور بعد وصول الموظف حسب قواعد المؤسسة. في هذه الحالة لابد من انهاء الأمور الأساسية قبل وصول الموظف مثل توفير مكتب وأدوات العمل الأساسية، وكذلك لابد من التحضير لكي يتم انهاء باقي الأمور فور وصول الموظف الجديد.

الفترة الأولى في العمل:

التدريب التوجيهي Orientation يبدأ في بداية التحاق الموظف بالعمل ويستمر الجزء الأول والثاني منه لمدة تتراوح بين يوم إلى عدة أسابيع ثم يأتي بعد ذلك التدريب المتخصص على العمل. في الجزء التالي نستعرض الأمور التي ينبغي عملها في الأيام الأولى في العمل أي عندما يلتحق الموظف بعمله الجديد أي يتواجد في مكان عمله.

اليوم الأول

استقبال الموظفين الجدد والترحيب بهم

إرشاد الموظفين الجدد إلى أماكن عملهم (المكتب)

تقديم الموظفين الجدد للعاملين في نفس الإدارة وتعريفهم بالعاملين

توضيح أماكن الخدمات بمكان العمل من أماكن تبديل الملابس وحمامات ومطعم وخلافه وأنظمة الدخول والخروج

توضيح أوقات العمل وأوقات الراحات

توضيح كيفية استخدام أنظمة المعلومات وأماكن أجهزة الحاسوب

توضيح أي موارد أخرى من موارد العمل

توضيح الأهداف العامة للعمل في هذا المكان

توضيح أماكن الملفات والمعلومات

اجعلهم يشعرون بالترحيب وبالاهتمام. يمكنك ان تكون خلّاقا في ذلك

بعض المديرين قد يشعر بأنه أكبر من أن يقوم بهذه الأمور البسيطة ولكن هذه الأمور تبدو بسيطة ولكنها تزيل الكثير من الحرج عن الموظف الجديد وتجعل عملية اندماجه في هذا الجو الجديد أمرا أقل صعوبة.

لا تحاول أن تُمطر الموظف بمعلومات كثيرة جدا عن كل ما يخص عمله في اليوم الأول ولكن ابدأ بالأمور التي تُمكنه من التعايش في مكان العمل وابدأ بالمعلومات العامة عن المؤسسة ثم تدرج في التفاصيل في الأيام والأسابيع القادمة.

الأيام الأولى

توضيح الهيكل التنظيمي

توضيح ثقافة المؤسسة

توضيح استراتيجية المؤسسة (باختصار) ثم توضيح أهداف الإدارة

توضيح ما هو متوقع من الموظف

توضيح طريقة تقييم الموظفين

التركيز على تعريف الموظفين بالإدارات الأخرى والعاملين فيها حسب الحاجة

عقد لقاء تعريفي بالمدير الأعلى أي رئيس رئيسه

توفير الوسائل المساعدة لتدريب الموظفين مثل مواد تدريبية أو تعليمات العمل أو خرائط او رسومات هندسية………إلخ
توضيح كيفية الحصول على معلومات مثل أماكن الكتالوجات أو الرسومات أو الملفات أو غير ذلك

تدريب الموظفين الجدد على أنظمة المعلومات الخاصة بالمؤسسة

تحديد الدورات التدريبية العاجلة للموظفين الجدد واتخاذ السبل لترشيحهم فيها

استكمال أي تصاريح أو أي أشياء إدارية أو أدوات عمل حسب طبيعة العمل ولوائح المؤسسة

الأسابيع الأولى في العمل

أعط الموظف الفرصة للتعرف على العمل وساعده على ذلك
قم بإتاحة الفرصة للموظف لتجربة القيام ببعض الأمور وقم بتوجيهيه وتوضيح الأخطاء
تدريب الموظف على العمل لا يعني أن نطلب منه القيام بكل المهام مرة واحدة ولكن يعني أن يتدرب عليها تدريجيا
عندما تطلب من الموظف الجديد العمل في موضوع قد بدأ قبل التحاقه بالعمل فعليك أن تمده بمعلومات عن تطور الموضوع
حاول أن توفر المعلومات التي يحتاجها الموظف وحاول شرح الأمور التي تتوقع ان يسأل عنها
شجع الموظف على أن يسأل عن ما لا يعرفه وحاول رفع الحرج عنه فمثلا قد تُذَكره عندما تطلب منه أداء بعض المهام أن يسأل عن أي شيء يحتاجه وقد تذكر له في بعض الاحيان كيف أنك قد واجهت نفس سؤاله من قبل حتى وجدت الإجابة وهكذا
قد يحدث اختلاف في ترتيب الأمور المذكورة لظروف المؤسسة ولكن المهم هو أن نحرص على أن نساعد الموظف الجديد على تجاوز الفترة الأولى بارتياح وأن نمكنه من الاندماج مع الزملاء وأن نوفر له الوسائل التي تساعده على التدرب على العمل لكي يكون بعد ذلك إضافة قوية لباقي فربق العمل.

الاحتضان (الرعاية) من ذي خبرة Mentoring

على الرغم من تخصيص فترة للتدريب وتوفير المعلومات والأدوات اللازمة للعمل فإنه تظل الحاجة إلى من يتولى الموظف الجديد بالرعاية ويقدم له النصح والمشورة عند الحاجة. هذا الشخص المحتضن أو الناصح ينقل بعض خبراته الخاصة بالعمل للموظف الجديد ويقدم له ما يحتاجه من إرشاد في أي أمر من أمور العمل. هذه المشورة والنصح والدعم تساعد الموظف الجديد على التقدم في العمل وتحسين أدائه كثيرا.

قد تحدث عملية الرعاية هذه بشكل غير رسمي أي أن يكون هناك موظف جديد وشخص آخر ذو خبرة يريد أن يساعده. وفي بعض المؤسسات في الدول المتقدمة يكون هناك برنامج لعملية الرعاية هذه بمعنى أنه يتم تحديد راعٍ لكل موظف جديد. في هذه الحالة يكون من المناسب أن تكون الرعاية اختيارية أي أن يتم اختيار راعٍ للموظف من بين متطوعين لهذا العمل لكي يكون لدى الراعي الرغبة في ذلك. في الحقيقة لم أسمع بالمرة عن مؤسسة في العالم العربي تقوم ببرنامج الرعاية Mentoring بشكل رسمي بل إن هذه الكلمة mentoring ليست معروفة.

هناك نظام آخر مشابه أو مُكمل لنظام الرعاية وهو تخصيص مرافق أو زميل للموظف الجديد Buddy. هذا المرافق يكون من بين الزملاء الأكثر خبرة في مكان العمل ويكون دوره مساعدة الموظف الجديد على معرفة أي معلومات عامة عن مكان العمل أو عن عمله. تحديد شخص كمرافق أو صاحب للموظف الجديد يُقلل من شعور الموظف الجديد بعدم الارتياح في بداية عمله ويجعله لا يشعر بالحرج حين يحتاج أن يسأل عن أسئلة بسيطة. هذا الصاحب يساعد الموظف الجديد على فهم خبايا العمل. علاقة الرعاية قد تستمر لعدة سنوات بينما علاقة المرافق قد تستمر لعدة أشهر ثم تتحول إلى علاقة زمالة عادية أو صداقة.

هل هذه الأنظمة مفيدة؟ دعنا نتساءل ما هو البديل لهذه الانظمة؟ البديل هو أن الموظف الجديد سيحتاج أن يستجدي المعلومات من الزملاء الذين فمنهم من سيرحب بأسئلته ومنهم من سينزعج منها ومنهم من سيُعطيه معلومات خاطئة. والبديل كذلك هو أن يضطر الموظف أن يحصل على معلومات ممن هو أقل منه في الوظيفة مما يضعه في موقف حرج جدا. والبديل كذلك هو أن يقوم الموظف بالكثير من الأخطاء حتى يعرف كيف يؤدي العمل. هل هذه البدائل مقبولة؟

إن تخصيص شخص كصاحب أو ناصح للموظف الجديد هو أمر يسير. ومن الطريف أن هذا النظام يفيد كلا من الموظف الجديد والموظف الأكثر خبرة (الصاحب أو الناصح) والمؤسسة نفسها والزملاء الآخرين. الفائدة التي تعود على الموظف الجديد تم توضيحها في الفقرات السابقة. أما الموظف الذي يتم اختياره كصاحب أو ناصح فإنه يستفيد من عدة أوجه: يستفيد من اكتساب بعض المهارات الإشرافية ويستفيد من إنشاء علاقة قوية بالموظفين الجدد ويستمتع بمساعدة الآخرين ويكتسب مزية كموظف خبير. ولكن المهم أن يتم اختيار الشخص الذي يستمتع بهذا العمل. المؤسسة تستفيد من سرعة إتقان الموظف الجديد لعمله وبنقل ثقافة المؤسسة للموظفين الجدد وباستمرار الموظفين الجدد في العمل. الزملاء يستفيدون لأن هذا النظام سيجعل الموظف الجديد يندمج معهم بسهولة وسيجنبهم وقوع الموظف الجديد في أخطاء تؤثر على أعمالهم.
http://im38.gulfup.com/2PD7L.gif

http://im40.gulfup.com/vvqto.gif