علم الإدارة (8-أسبقية المهام في الجداول الزمنية)

http://im69.gulfup.com/of4emE.gif


عند إعداد الجداول الزمنية نجد أن بعض المهام (الأعمال) لا يمكن القيام بها إلا بعد انتهاء مهام أخرى وبعض المهام لا يمكن البدء فيها إلا مع بداية مهام أخرى. نتناول في هذه المقالة توضيحا لكيفية التعامل مع هذه المهام المعتمدة على بعضها البعض.

مثال: عند وضع جدول زمني لكتابة بحث وتسليمه فربما قسّمت العمل إلى أربع مهام: القراءة في الموضوع، كتابة البحث، مراجعة البحث، طباعة البحث، تسليم البحث. ما هي العلاقة بين هذه المهام؟

بالطبع لابد أن تبدأ بالقراءة ثم يتبع ذلك الكتابة ولكن في كثير من الأحيان ستبدأ الكتابة بعد فترة من بداية القراءة ولن تنتظر لانتهاء القراءة. ماذا عن المراجعة؟ إن المراجعة قد تبدأ بعد الكتابة أو أثناءها فقد تراجع كل جزء تكتبه. ماذا عن طباعة البحث النهائية؟ إنها لابد أن تبدأ بعد انتهاء القراءة والكتابة والمراجعة (بالطبع قد تكون هناك طباعة أثناء الكتابة ولكن المقصود هنا هو الطباعة النهائية). ثم ماذا عن تسليم البحث؟ إنه لابد وأن يحدث بعد انتهاء الطباعة.


كما ترى فإن المهام تعتمد على بعضها البعض بأشكال مختلفة ولابد أن نراعي ذلك عند إعداد الجدول الزمني وعند تحديثه. الشكل التالي يوضح جدولا زمنيا مقترحا لإعداد البحث ويأخذ في الاعتبار أسبقية بعض البنود.




العلاقات المختلفة بين المهام:

1- مهام لا تعتمد على بعضها مثل مهمة تعلم علم ما مع مهمة تعلم علم آخر لا علاقة له بالأول مثل تعلم الحساب وتعلم الرسم أو تعلم الفيزياء وتعلم التاريخ. هذه المهام قد يبدأ وينتهي أي منها بغض النظر عن الآخر أي أنه يمكننا تحديد أي وقت لبداية أي مهمة حسبما نريد ولا يلزم تغيير بداية أو نهاية مهمة بناء على تغير موعد مهمة أخرى

2- مهام يجب أن تبدأ بعد انتهاء مهمة اخرى مثل مهمة تسليم البحث التي لابد أن تبدأ بعد انتهاء مهمة طباعة البحث أو تعلم الفيزياء بعد تعلم الحساب. فهذه المهام لا يمكن أن تبدأ إلا بعد انتهاء مهمة اخرى. هذه العلاقة هي أشهر علاقة لأنها تحدث بشكل طبيعي في كثير من المهام. المثال التالي يوضح ذلك حيث لايمكن أن يبدأ المستوى الثاني فبل انتهاء دراسة المستوى الأول. لاحظ أن هذا لايمنع أن يبدأ المستوى الثاني بعد الأول بمدة زمنية ولكنه لن يبدا قبل انتهاء المستوى الأول



3- مهام يجب أن تبدأ مع بداية مهمة أخرى مثل أن تقوم باستئجار عربة لنقل أغراض من مكان لمكان آخر فإن عملية النقل تبدأ مع بداية التأجير وليس قبل ذلك. الشكل التالي يوضح ذلك مع ملاحظة أن نقل الأجهزة يأتي بعد نقل المكاتب



4- مهام تبدأ بعد أو قبل بداية مهام أخرى بفترة محددة مثل مهمة كتابة البحث والتي تبدأ بعد بداية القراءة بوقت محدود مثل يومان او أسبوع (حسب حجم البحث). وكذلك عمليات دهان الحوائط والتي لابد أن تبدأ بعد انتهاء عمليات تبطين الحوائط بفترة تكفي لجفاف مادة التبطين كما هو موضح في المثال التالي



هذه هي أكثر العلاقات استخداما وهناك علاقات أخرى مثل ألا تنتهي مهمة قبل انتهاء مهمة أخرى أو ألا تنتهي مهمة قبل بداية مهمة أخرى. بصفة عامة فإن الأمر يسير فإن معرفة العلاقات عند تنفيذ مشروع ما تكون واضحة لمن يفهم تفاصيل المشروع. فلا تنزعج من غرابة هذه العلاقات فإنه عند التطبيق تجد أنك تعرف تماما نوع العلاقة بين المهام.

كيف يمكن تطبيق ذلك؟

هناك طرق مختلفة لتنفيذ ذلك:

ا- إن كنت تستخدم برنامجا غير متخصص أو تقوم بكتابة الجدول الزمني يدويا فيمكنك أن تخصص عمود لكتابة المهام التي تعتمد عليها كل مهمة وبالتالي فإنك تقوم بوضعها في الجدول في ترتيبها الصحيح وكذلك ستتذكر هذه العلاقات عند تعديل الجدول. هذا هو ما استخدمناه في المثال السابق - في بداية المقالة - حيث خصصنا عمودا لكتابة الأسبقية. يمكننا أن نُخفي هذا العمود عند الطباعة او نُظهره جسبما نريد. لاحظ أنه عند تغير مواعيد بعض المهام فإنك ستقوم بإعادة ترتيب المهام الاخرى بنفسك آخذا في اعتبارك شروط الأسبقية. بمكنك استخدام أسهم لتوضيح الأسبقية كما فعلنا في مهمة طباعة وكتابة البحث. غير أن هذا غير ضروري وقد يؤدي إلى ظهور الجدول بشكل معقد.

2- إن كنت تستخدم برنامجا متخصصا مثل ميكروسوفت بروجكت MS Project أو بيرامفيرا Primavera فمن اليسير استخدام البرنامج نفسه. ستجد أنه يمكنك تحديد علاقة المهمة بأي مهمة اخرى بكتابة بعض الرموز البسيطة في عمود الأسبقية Predecessor أي أسبقية مهمة بالسبة لمهمة أخرى. في هذا العمود تستخدم المصلحات الآتية:

fs لتعني finish to start أي أن هذه المهمة ستبدا بعد انتهاء مهمة أخرى مثل أن تكتب 31fs فيكون معنى ذلك أن هذه المهمة ستبدأ بعد انتهاء المهمة 31.

وكذلك ss أي ٍstart to start أي أن هذه المهمة تبدا مع بداية مهمة أخرى. فمثل لو كتبت 15ss فإن هذه المهمة ستبدأ مع المهمة 15.

يمكنك كذلك أن تحدد أن مهمة ما ستبدأ قبل أو بعد نهاية أو بداية مهمة أخرى بزمن محدد مثل ان تكتب 31fs -3 فهذا يعني أن هذه المهة ستبدأ قبل انتهاء المهمة 31 بثلاث ساعات. وكذلك 21fs +4 تعني أن هذه المهمة تبدأ بعد نهاية مهمة أخرى بأربع ساعات.

الشكل التالي يوضح كيفية استخدام ميكروسوفت بروجكت لإعداد الجدول الزمني للمثال السابق



من مميزات هذه البرامج المتخصصة أنها لن تسمح لك أن تسجل موعد بداية مهمة قبل موعد انتهاء المهمة التي تسبقها. فمثلا في المثال السابق لن تسمح لك بأن تجعل موعد بداية الطباعة قبل انتهاء المراجعة. كذلك فإنه عند تحديث الجدول وتغير بعض المواعيد فإن المهام التابعة تتغير مواعيدها أوتوماتيكيا. فمثلا لو غيَّرنا موعد نهاية الطباعة فإن موعد تسليم البحث في الجدول يتغير أوتوماتيكيا.

3- يمكنك استخدام شبكة المهام والتي تظهر العلاقات بين الأعمال المختلفة. من هذه الشبكات النوع الموضح في الشكل أدناه والمسمى مخطط الأسبقية Precedence Diagram. هذا المثال هو مثال بسيط لخطوات افتتاح مكتب للحاسوب. يمكننا بمجرد النظر معرفة أسبقية الأعمال ومعرفة الأعمال التي لن تبدأ إلا بعد انتهاء أعمال أخرى. فعلى سبيل المثال نجد أن تركيب الأجهزة لن يتم إلا بعد شراء الأجهزة وتشطيب المكان.

هذه المخططات تجعل معرفة أسبقية المهام أمرا يسيرا ولكنها لا تساعد على معرفة توقيت أداء كل عمل. كذلك فإنها تصبح معقدة جدا في حالة احتوائها على جميع خطوات مشروع كبير. هذه المخططات يمكن رسمها يدويا أو باستخدام الحاسوب ويمكن الحصول عليها من البرامج المتخصصة كبرنامج ميكروسوفت بروجكت.




http://im40.gulfup.com/vvqto.gif