تخطيط المشروع

تخطيط المشروع


لا يتوقع أحد أن ينجح عمل ما بدون خطة محددة,ويمكن أن نطلق هذا القول ونعممه على جميع الأعمال فإذا كان الأمر على هذا النحو فإن من الأهمية بمكان أن يكون تخطيط المشروع أولى بالتركيز والاهتمام وبذل كل ما بوسعنا أن يتم بالصورة التي تكفل نجاح المشروع وانتهائه بالصورة التي تحقق الأهداف.


إن الإشكال الذي يواجه مدير المشروع هو الكيفية التي يضع من خلالها خطة المشروع بما فيها من جدول زمني , وتكلفة ومهام وعاملين ومتابعة سير الخطة وغير ذلك من الأسس التي يرتكز عليها تخطيط المشروع, وكثيرا من المشروعات فشلت أو تأخرت عن موعد انتهائها أو سببت ضغطا للعاملين , وكل ذلك يعود لسوء التخطيط وعدم الاعتناء به بصورة كافية.

ولا يمكن لمدير المشروع أن يحسب حجم الموارد والميزانية وعدد العاملين اللازمة للمشروع دون أن يعرف حجم المشروع أولا الأمر الذي على ضوئه يكون التخطيط , وإذا أخطأ مدير المشروع التقدير في ذلك , فإنه قد يتفاجأ باستهلاك الميزانية كاملة وهو ما يزال في منتصف المشروع أو قد يتفاجأ بأن المهام أكبر حجما من عدد العاملين , أو أن مدة المشروع قد شارفت على الانتهاء وهو مايزال في بدايته أو في المنتصف .


إن تخطيط المشروع واحد من أهم الخطوات التي ينبغي الاعتناء بها, باعتبارها المنهجية التي يسير بها العمل بصورة متزنة وباعتباره الخط الذي يسهل الإنجاز فيما بعد,ويجعل الفكرة سهلة التنفيذ, وخطة المشروع تعمل كخريطة للعمل بها تفاصيل كافية لما يجب أداؤه من مهام وأعمال وهي مفيدة حتى لا يضيع العاملين في فوضى المهام والتفاصيل الدقيقة ووجهات النظر الراهنة والآراء الانطباعية.


والمشروعات لا تحدث من تلقاء نفسها, ولا تسير بتوجيه ذاتي, وإنما تتطلب أفرادا يضعون لها طريقا يوجه المشروع الوجهة المرغوبة, وتجعل الكل يسير نحو الهدف المراد وهذا يؤكد أهمية تخطيط العمل بطريقة منطقية ومنهجية وهيكلية دقيقة لا تضارب فيها ولا تعارض.
بعض المفاهيم حول مراحل التخطيط وطرق مراقبة الخطة .
تعريف تخطيط المشروع :

" التخطيط عملية خلق نوع من النظام من حالة واضحة من الفوضى التي خلقت تعقيدا في البيئة التي تعمل فيها , بحيث تواجه تغير دائم, ويصفها بأنها نشاط جماعي يشارك فيها الجميع من أجل تحفيز الفريق وتدعيم تماشكه وخلق فريق يبذل قصارى جهده لتنفيذ الخطط الموضوعه , مثل هذا الالتزام يكون ضروري لنجاح المشروع, أما إعدادك للخطة بنفسك ثم محاولة الحصول على موافقة الجميع عليها تكون عملية طويلة ولا تخلق إحساسا بالالتزام بين أفراد الفريق إذ أنها تصبح ( خطتك ) وليست ( خطتنا ) .


والتخطيط في أبسط أساليبه عملية طرح الأسئلة الآتي :
1. لماذا تخطيط المشروع ؟
2. من الذي يخطط للمشروع ؟
3. أين يبدأ التخطيط للمشروع ؟
1. لماذا التخطيط للمشروع ؟
يتم التخطيط للمشروع من أجل : تقليل المخاطر والشكوك إلى أدنى حد , ووضع معايير ثابتة للأداء , وتوفير أساس هيكلي لتنفيذ العمل , ووضع تدابير للرقابة الفعالة على العمل , والحصول على النتائج المرجوة في أقصر وقت ممكن.
2. من الذي ينبغي إشراكه في التخطيط للمشروع ؟
الإجابة القصيرة لهذا السؤال هي أنت والفريق الرئيس الذي يعمل في المشروع, ولكن قبل أن تبدأ جلسات التخطيط, ينبغي مراجعة واستعراض مهارات وخبرات كل أعضاء الفريق , وإذا تبين وجود أي قصور في المهارات أو المعرفة أو الخبرة اللازمة للتخطيط , سارع بمعاجلة هذه الفجوات على الفور بتقديم الدعوة لأفراد آخرين للمشاركة في اجتماعات التخطيط , ويمكنك دعوة خبراء من إدارات أخرى للانضمام إليك ومع التأكيد على أن ذلك لا يعد التزاما وتعهدا منهم بالعمل في المشروع بعد ذلك وأنك تقدر مساهماتهم وما يقدمونه من جهد . وينبغي إقناع المسؤول عن المشروع بحضور جلسات ا لتخطيط وافتتاحها , بحيث يقوم بشرح السياق الاستراتيجي للمشروع وأهميته وأولويته.
3. أين يبدأ التخطيط ؟
يثير هذا السؤال الكثير من الجدل , والخيارات المتاحة , هي على النحو الآتي :


أ ـ من أعلى أسفل , أي تحديد الأجزاء الرئيسة للعلم.
عيوبها :
تعاني طريقة العمل من أعلى إلى أسفل من مساوئ أن أجزاء العمل الكبرى التي تم تحديدها ربما تعتمد على نشاطات وظيفية محدودة العدد, ويؤدي ذلك إلى عدم تتابع الأعمال وتوافقها ـ أي النشاطات التي يمكن تنفيذها بشكل متواز.


ب ـ من أسفل إلى أعلى , تحديد جميع المهام التي ستنفذ.
عيوبها :
وطريقة أسلوب العمل من أسفل إلى أعلى يعاني من مساوئ أن عملية تحديد كل المهام المنفذة قد يستغرق وقتا طويلا وربما تضخمت هذه الأعمال, وعندئذ ستواجه صعوبة في ترتيبها وتسلسلها الصحيح وفقا للجدول الزمني المحدد للمشروع, بالإضافة إلى نسيان بعض المهام اختلاطها علينا.
ج ـ العمل في اتجاه عكسي من تاريخ إكمال المشروع , ولكن ذلك يتعرض لمخاطر ضخمة .

تطوير خطة إدارة المشروع
الإجراءات الضرورية التي تتضمنها خطة المشروع ( التجهيز, التنسيق , التكامل ) والتي ينتج عنها خطة واضحة يتم تحديثها ومراجعتها خلال عملية مراقبة التغيير المتكاملة,حيث تحدد خطة إدارة المشروع كيفية تنفيذ المشروع , ومتابعته, ومراقبته, والانتهاء منه , وطريقة توثيق مخرجات عملية التخطيط الخاصة بمجموعة عمليات التخطيط حيث تتضمن :
 عمليات إدارة المشروع التي اختارها فريق إدارة المشروع .
 مستوى تنفيذ كل عملية مختارة .
 وصف للأدوات والأساليب التقنية لاستخدامها في إنجاز هذه العمليات.
 كيفية استخدام العمليات المختارة في إدارة مشروع محدد, بما في ذلك الاعتمادية والتفاعلات فيما بين هذه العمليات والمدخلات والمخرجات الضرورية.
 كيفية تنفيذ العمل لإنجاز أهداف المشروع.
 كيفية مراقبة التغيير ومتابعته.
 كيفية أداء إدارة التهيئة.
 كيفية الإبقاء على تكامل خطوط أساس قياس الأداء واستخدامها.
 الأساليب التقنية للاتصالات بين أصحاب المصلحة.
 دورة حياة المشروع المختارة بالنسبة للمشروعات متعددة المراحل .
 المراجعات الإدارية الأساسية المتعلقة بالمحتوى, والوقت لتسهيل الإشارة إلى المسائل المفتوحة والقرارات المعلقة

تحديد المراحل الرئيسة لخطة المشروع
يوجد لكل مشروع أبعاد ثلاثة يعمل على أساسها :
 العمل حسب الميزانية .
 البرنامج لزمني .
 الموارد ( متطلبات الإنجاز )

وتمثل الميزانية التكاليف المسموح بها للمشروع ويتضمن الجدول الزمني المدة المتوقعة لإنجاز المشروع وتمثل الموارد كمية ونوعية الأدوات المستخدمة وعدد ونوعية الكوادر البشرية اللازم توفرها لإنجاز المشروع.
" إن العملية الأساسية للتخطيط هي استغلال الخبرة والمعرفة الجماعية التي يتمتع بها فريق المشروع وغيرهم من المشاركين في التخطيط لتحديد العمل باعتباره قائمة من المهام التي ينبغي إنجازها , وينفذ ذلك في اجتماع من اجتماعات العصف الذهني لإعداد قائمة مطولة بالمهام , وينبغي كتابة كل شيء في خريطة بيانية , وفي نهاية هذه الجلسات يراعى إتباع قاعدتين :
أ ـ تحديد الكم قبل الجودة . ( حتى إذا ظهرت المهام نفسها أكثر من مرة ) .
ب ـ تعليق كل الأحكام ( لا تسمح بأي تعليقات انتقادية ) .
ثم بعد أن يشعر الجميع أنهم فرغوا من عرض كل الأفكار, توقف جلسة العصف الذهني , ثم تأتي مرحلة أخرى وهي تنقية الأفكار وتصنيفها ودمج بعض المهام مع بعضها البعض , ويراعى التركيز على تقليل قائمة المهام , واختصارها إلى عدد معقول من النشاطات , ويفضل أن تتراوح بين 30 إلى 60 نشاطا , ويعتمد ذلك على حجم المشروع " .

الناتج مما سبق
 تشييد أهداف تقنية .
 الاتفاق على مجالات مسؤوليات الأداء الأساسية من قبل المشاركين.
 تصميم بعض الجداول والميزانيات المؤقتة.
 موافقة الأفراد على مسؤولياتهم .
 تسليم خطط تفصيلية جزئية .
ثم تراجع الخطط بعد ذلك من قبل المجموعة ثم تدمج في خطة مشروع مركبة وتوافق كل مجموعة على الخطة المركبة. كما يوافق عليها مدير المشروع , والإدارة العليا " .


تفاصيل الخطة
 برامج العمل وآخر موعد لإنهاء المشروع.
 الميزانيات , حسابات التكاليف , ونظام رقابة التكاليف.
 هيكل تقسيم عمل ( wbs ) مفصل ومجموعات العمل.
 حالات المخاطرة العالية وعدم اليقين والخطط الموقفية.
 خطة الموارد البشرية وخطط استغلال المصادر.
 خططا لفحص نظام المشروع.
 خطة التوثيق.
 خطة للرقابة على التغيير ومراجعة العمل .
 خططا أولية لتنفيذ المشروع.
عناصر خطة المشروع
هناك العديد من النماذج المختلفة لخطة المشروع, ولكنها تتفق جميعها على مراعاة أبعاد الخطة, هي : التكلفة, الزمن ,الموارد , المهام , العاملين , وليس ثمة خطة محددة يجب أن يعمل بموجبها الجميع ولكن الأمر فيه من المرونة الشيء الكثير لأن ثمة اعتبارات لتصميم خطة المشروع , مثل : حجم المشروع , نوعه , العملية الإبداعية للأشخاص أنفسهم, ورغم ذلك فإن الكثير من الدارسين والباحثين في موضوع إدارة المشروعات تناولوا أسس الخطة ومراحلها بناء على طبيعة المهمة الكبرى التي تمارس في إدارة المشروعات.



أ ) الخطوات الخمس اللازمة لإعداد خطة العمل

1. عرِّف كل مهمة من المهام على أنها عمل مستقل بذاته يمكن وضعه ضمن تسلسل ما, أو تعيينه لمجموعة أو شخص ما , وجدولته ضمن جدول زمني وحس درجة تعقيده.
2. عرِّف كل مهمة من المهام على المستوى التفصيلي المناسب لطول المشروع وحسب درجة تعقيده.
3. حاول دمج المهام المطلوب تنفيذها في المشروع بشكل تكاملي بحيث يكون لكل منها بداية ونهاية. وقد يتطلب ها الدمج وضع علامات للعمل يمكن تعريفها أحيانا باسم المشروعات الفرعية ضمن المشروعات الأساسية.
4. حاول عرض تسلسل مهام المشروع بصيغة يمكن تبليغها بسهولة إلى مختلف الأفراد والفرق العاملة في المشروع.
5. تأكد شخصيا من إتمام الأعمال والمهام على الشكل الذي يرضيك ويرضي العميل/ صاحب المشروع ويحقق كافة الأهداف الأساسية والموضوعية للمشروع التي تم تعريفها منذ البداية.



ب ) العناصر التسع اللازمة لإعداد خطة المشروع
ونرى من جانب آخر أن ثمة تخطيط آخر, وطريقة أكثر تفصيلا , يمكننا التعامل معها والاستفادة منها في تخطيط مشروعاتنا,وهذه الطريقة تؤكد أهمية العناصر التسع باعتبارها خطوات أساسية لا غنى عنها في أي مشروع, ولكن الذي يختلف هو محتوى الخطة والتفاصيل الموجودة بها.
1 ـ عرض عام :
يحتوي على ملخص قصير لأهداف المشروع ومداه, ,ويحتوي على صياغة أ هداف المشروع , ويوضح فيه موجز لعلاقتها بأهداف المنشأة , ووصف للهيكل الإداري المستخدم في المشروع وقائمة بالمعالم الرئيسة في جدولة المشروع.
ويوجه العرض العام إلى الإدارة العليا.

2 ـ الأهداف :
وتحتوي على صياغة أكثر تفصيلا للأهداف العامة المذكورة في قسم العرض العام , ويجب أن تشمل الصياغة على أغراض الربح والتنافسية بالإضافة إلى الأهداف التقنية.

3 ـ المنهج العام :
يصف هذا القسم من الخطة كلا من المنهجين التقني والإداري للعمل, وتصف المناقشة علاقة المشروع بالتقنيات المتاحة.

4 ـ الأوجه التعاقدية :
يشمل هذا القسم الحرج من الخطة قائمة وأوصافا كاملة لكل المتطلبات المذكورة للمشروع , والموارد التي يقدمها العميل, والترتيبات وثيقة الصلة بالمشروع , واللجان الاستشارية , وإجراءات مراجعة المشروع والإلغاء , ومتطلبات المالك , وأي اتفاقات إدارية محددة , وكذلك التسليمات التقنية ومواصفاتها , وجدولة التسليم , والإجراء الخاص بتغيير أيا مما سبق.

5 ـ الجداول :
يخطط هذا القسم الجداول المختلفة وقوائم كل أحداث المعالم المهمة, ويجب الحصول على تقدير الوقت لكل مهمة, وكذلك من الذي سيتولى أداءها, وتشيد الجدولة الرئيسة للمشروع من هذه المدخلات, ويجب أن يوقع الشخص المسؤول أو رئيس القسم عل الجدولة النهائية المتفق عليها.

6 ـ الموارد :
يوجد وجهان لهذا القسم الوجه الأول : هو الميزانية فتوضع تفاصيل كل من رأس المال والمصاريف طبقا للمهمة , التي تمثل ميزانية المشروع, وتفصل تكاليف المرة الواحدة عن تكاليف المشروع المتكررة, والوجه الثاني : يجب أن توصف إجراءات توجيه مراقبة التكلفة لتغطية متطلبات الموارد الخاصة بالمشروع , مثل : الماكينات الخاصة , ومعدات الاختبار , وتشييد أو استخدام المعمل, والتموينات , التسهيلات الحلقية , والمواد الخاصة.

7 ـ الأفراد :
يجب أن يسرد هذا القسم متطلبات الأفراد المتوقعة للمشروع , وأنواع التدريب اللازمة , والمشكلات الممكنة في التعيين, والقيود القانونية أو السياسية للشركة على خليط قوة العمل, وأي متطلبات أخرى مثل الأمور المتعلقة بالأمن. وتحديد الاحتياجات من الأفراد على مقياس الوقت في جدولة المشروع .

8 ـ طرق التقويم :
يجب تقويم كل مشروع بطرق يتم إعدادها في بداية المشروع, ويحتوي هذا القسم على وصف موجز للإجراء الذي يتبع في توجيه , وجمع وتخزين , وتقويم تاريخ المشروع.

9 ـ المشكلات المحتملة :
يصعب في بعض الأحيان إقناع المخططين لعمل محاولة جادة لتوقع الصعوبات المحتملة ,ومن المؤكد حدوث كارثة أو أكثر مثل خطأ في التعاقد من الباطن, وفشل تقني , وإضراب ,وطقس سيء وتقدم مفاجئ في التقنية اللازمة , تتابع حرج للمهام , وأوقات تسلية ضيقة , موارد محدودة , متطلبات تنسيق معقدة , وسلطة غير كافية في بعض المجالات , مهام جديدة ,معقدة أو غير معتادة, وسلطة غير كافية في بعض المجالات, ويكمن عدم التأكد الوحيد في أن أي منها سوف يحدث ولكن متى سيكون ذلك .
وهذا يتطلب من الخطة أن تراعي مثل ذلك, لأن حدوثها والمشروع مستعد لها يكون تأثيرها أكثر مما لو لم توضع في الحسبان

المشكلات والصعوبات التي تواجه إدارة المشاريع التربوية التي تؤدي إلى فشلها أو قصورها :

- عدم دعم الإدارة العليا للمشروع .
- انتقال الداعم الرئيس للمشروع من الإدارة العليا إلى مكان آخر أو تقاعده .
- قلة الميزانية المفترضة للمشروع .
- ضعف الخبرات التي تعمل في المشروع.
- تغير العاملين من فترة لأخرى.
- المراقبة الزائدة لأعمال المشروع والتضييق على العاملين لأن يذلك يقتل الحس الإبداعي والتميز عند العاملين.
- وجود مديرين تقليديين في المشروع .
- الأعمال الكتابية الكثيرة والطرائق البيروقراطية.
- المكتسبات الشخصية التي يعمد إليها بعض المديرين على حساب الإنتاجية وإعطاء الحقوق للعاملين, وهذا من شأنه أن يثير جوا من الإحباط في بيئة المشروع .
- التدخلات الخارجية من غير فريق المشروع , فإن ذلك يربك العمل ويخل بالخطة المتبعة.
- الفشل في إحداث التغييرات المناسبة أثناء سير المشروع .
- ضعف التقويم المتزامن مع العمل .
- عدم الاعتراف بفشل المشروع أو بفشل بعض أعماله.
- ضعف الشفافية في الحديث عن المشروع أمام المسؤول .



استراتيجيات تحويل المشاريع الفاشلة إلى ناجحة :

أولا : الاعتراف بفشل المشروع .
ثانيا : تشكيل فريق عمل جديد .
ثالثا : إعادة تقويم المشروع الفاشل .
رابعا : التخطيط من جديد للمشروع.
خامسا : تحديد : التكلفة / الموارد البشرية / الزمن / الموارد المادية .
سادسا : تحديد : خطة مراقبة المشروع المتزامنة مع العمل.
سابعا : تجاوز كل المعضلات التي أعاقت في المشروع السابق حتى لا يتكرر الخطأ ويحدث فشل آخر للمشروع .