من هو السكرتير وما هي آمال السكرتارية، وماهي متطلبات هذا العمل,

http://im69.gulfup.com/of4emE.gif

من هو السكرتير وما هي آمال السكرتارية، وماهي متطلبات هذا العمل,,

http://www11.0zz0.com/2014/11/04/05/435845240.png

اسئلة يطرحها الاستاذ علي بن محمد بن عبدالرحمن التويم على الاخوة القراء حيث تولى اعداد كتيب حول ذلك لاثراء هذا الموضوع.

والاستاذ علي من الكوادر العاملة بالتدريب وقد اعد فن السكرتارية وتلخيص المقالات ليضع امام العاملين في هذا المجال بعض الجوانب الهامة التي يمكن الاستفادة منها, حيث تناول العديد من الموضوعات منها الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير وكذا الصفات العملية واعمال السكرتير وقواعد الاستخدام الامثل لاجهزة الاتصال الهاتفي ودور السكرتير في اعداد الرحلة للرئيس وعمله اثناء غياب الرئيس وتنظيم المقابلات والعديد من الموضوعات التي نطالعها من خلال ماتناوله في السطور التالية:



الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير

1 التخصص
اكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتارية.

2 الثقافة
أ الإلمام بالأمور العامة والاجتماعية.
ب الإلمام باللوائح والنظم المعمول بها في محيط البلد التي يعمل بها.

3 اللغة
القدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد التي يعمل فيها.


الصفات العملية الواجب توفرها في السكرتير
1 التنظيم
الإلمام بالنظم الإدارية.

2 العلاقات
القدرة والمرونة في تكوين العلاقات الشخصية والعملية.

3 اللوائح والتعليمات
الإلمام بالأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها.


أعمال السكرتير
الاستقبال
1- التنظيم
2- الحفظ
3- التنسيق
4- السفر
5- تدوين الملاحظات
6- استلام وتسليم البريد
7- الرد على المكالمات الهاتفية.


أهمية الاتصالات الهاتفية:

1- السرعة في نقل المعلومات
2- السرعة في انجاز الاعمال
3- اعطاء المتكلم الفرصة لشرح وجهة نظره.

قواعد الاستخدام الأمثل لأجهزة الاتصال الهاتفي

1- مكان الجهاز على الناحية اليسرى من المكتب
2- سماعة الهاتف في مكانها الصحيح على الجهاز
3- الاحتفاظ باحدث الادلة والنماذج الهاتفية
4- المعرفة بكيفية اجراء المكالمات الداخلية والدولية
5- المعرفة بكيفية تدوين الرسالة الهاتفية
6- عدم تشجيع الاصدقاء على الاتصال اثناء العمل
7-معرفة اماكن تواجد الرئيس.

آداب استخدام الهاتف عند طلب الاتصال بالغير

1- التأكد من صحة الرقم المطلوب
2- الايجاز في الحديث
3- إنهاء المكالمة بطريقة طبيعية
4- تعزيز الاتصال الهاتفي برسالة.

آداب استخدام الهاتف أثناء الحديث

1- التحدث بصورة مهذبة
2- التحدث في السماعة بهدوء
3- الابتعاد عن الكلام المبالغ فيه
4- عدم الغضب أثناء الحديث
5- الإصغاء إلى المتكلم جداً
6- عدم تناول الطعام والشراب اثناء الحديث
7- الاعتذار عند اي تأخير
8- إعادة السماعة بهدوء إلى مكانها الصحيح.

ملاحظة:
هناك قواعد اخرى خاصة عند الانشغال بمكالمتين في وقت واحد ومن الذي ينهي المكالمة أولاً المتصل ام المستقبل
وكيفية معالجة المكالمة الطويلة,,, الخ.


http://www13.0zz0.com/2014/11/05/08/516903281.gif

إسـ عٍ ـد الله أإأوٍقـآتَكُـم بكُـل خَ ـيرٍ

دآإئمـاَ تَـبهَـرٍوٍنآآ بَمَ ـوٍآضيعكـ

أإلتي تَفُـوٍح مِنهآ عَ ـطرٍ أإلآبدآع وٍأإلـتَمـيُزٍ

لك الشكر من كل قلبي